Правила скасування занять у репетитора і готовий шаблон

О 19:40 у Viber приходить повідомлення: «Вибачте, сьогодні не вийде». Заняття о 20:00. Ви тримали цю годину, підготували матеріал, можливо, відмовили комусь, хто хотів цей час. Чи заплатять вам за цю годину, залежить від того, про що ви домовилися з учнем заздалегідь.

Правила скасування занять і є такою домовленістю. Кілька речень, які учень або батьки бачать до першого уроку. Вони пояснюють, що буде, якщо заняття скасували пізно або просто не прийшли. Нижче розберемо, що в них написати, які цифри зазвичай ставлять репетитори, і дамо шаблон.

Що має бути в правилах

Правила мають читатися за хвилину. Вистачить п'яти пунктів:

1. Строк попередження. За скільки годин до заняття його можна скасувати або перенести безкоштовно.
2. Пізнє скасування. Скільки коштує скасування пізніше за цей строк.
3. Пропуск без попередження. Скільки коштує, якщо учень не прийшов і не написав.
4. Абонемент. Чи списується пропущене заняття, що буде з невикористаними уроками і скільки діє абонемент.
5. Ваші скасування. Що отримує учень, якщо заняття скасовуєте ви.

Усе інше (хвороба, запізнення, відключення світла чи інтернету на онлайн-уроці) можна вмістити в один рядок або вирішувати за ситуацією.

Пізнє скасування і пропуск коштують по-різному

Коли учень скасовує пізно, він хоча б попередив, просто надто пізно, щоб віддати час комусь іншому. Коли не приходить без попередження, ви сидите й чекаєте, а дізнаєтеся все, коли урок уже минув. Друге обходиться дорожче, тому й платять за нього зазвичай більше.

Як зазвичай налаштовують приватні репетитори:

Більшість починає зі стандартних. Суворі мають сенс, коли розклад заповнений і кожне вільне віконце можна було віддати іншому учневі. М'які підходять для молодших школярів: у них найчастіше трапляються раптові хвороби.

Оберіть один варіант і застосовуйте його до всіх. Якщо правило для одних працює, а для інших ні, суперечка почнеться дуже швидко.

Як скасування працюють з абонементом

З абонементом простіше: гроші вже сплачені, лишається домовитися, що списувати.

• Скасував вчасно: заняття лишається в абонементі й переноситься.
• Скасував пізно: списується частина вартості одного заняття за вашим відсотком.
• Не прийшов: заняття списується повністю.

Обов'язково напишіть строк дії абонемента, наприклад «8 занять протягом двох місяців». Без цього рядка учень може «заморозити» абонемент на пів року й повернутися, очікуючи стару ціну.

Сюди ж належать правила повернення коштів. Звичний варіант: якщо учень іде, невикористані заняття повертаються, за вирахуванням уже пройдених і штрафів за пізні скасування. Якщо абонементи не повертаєте, напишіть це прямо, до оплати.

Якщо скасовуєте ви

Правила, які зобов'язують лише учня, виглядають однобоко. Додайте рядок про себе. Якщо ви скасували менш ніж за добу, наступне заняття безкоштовне або зі знижкою. Якщо заздалегідь, ви пропонуєте інший час того ж тижня. Батьки цей рядок помічають, і решту пунктів після нього сприймають спокійніше.

Шаблон правил скасування і перенесення занять

Скопіюйте й поставте свої цифри:

Надішліть правила письмово до першого заняття й попросіть коротко відповісти «ок». Повідомлення у Viber чи Telegram достатньо. Важливо, щоб учень побачив правила до першого штрафу, а не після.

Як застосовувати правила без суперечок

Найчастіше конфлікти через скасування виникають не через правила, а через ручний підрахунок. Пізно ввечері ви намагаєтеся згадати, о котрій саме написав учень, скільки коштує половина заняття з абонемента на вісім уроків і чи не прощали ви його вже минулого місяця.

У Perlearn правила задаються один раз у налаштуваннях: за скільки годин до заняття скасування вважається пізнім, який відсоток вартості береться за пізнє скасування і за пропуск, і наскільки близько до заняття на нього ще можна записатися. Під час реєстрації можна обрати готовий набір (без штрафів, м'які, стандартні або суворі правила), а цифри виправити згодом.

Коли заняття зірвалося, ви позначаєте його як пізнє скасування або пропуск. Perlearn сам рахує суму за ціною заняття й вашим відсотком, а для абонемента бере ціну одного заняття з нього. Сума потрапляє на рахунок учня поруч з історією його оплат, тож наприкінці місяця нічого не треба перераховувати.

Де потрібно, правила можуть відрізнятися:

• в абонемента бувають свої умови, наприклад суворі для інтенсиву перед НМТ і м'які для звичайних занять;
• одному учневі можна задати окремі умови, наприклад 12 годин на скасування замість 24 для родини, де батьки працюють змінами;
• мінімальний час до запису не дасть учневі опівночі записатися на 8 ранку, а ліміт записів на тиждень не дозволить одному учневі зайняти всі вільні віконця.

Якщо оплати поки ведете в таблиці, прочитайте, як вести облік оплат учнів без таблиць. Там друга половина задачі: хто заплатив, хто винен і скільки занять лишилося в абонементі.

Почніть із наступного нового учня

Переузгоджувати правила з усіма одразу не потрібно. Новим учням надсилайте правила до першого заняття, поточним — на початку наступного місяця або під час купівлі нового абонемента. Коли станеться пізнє скасування, домовленість уже буде, і лишиться тільки позначити заняття.

Створіть безкоштовний акаунт у Perlearn без картки й налаштуйте правила скасування за кілька хвилин.