Яка CRM-система потрібна школі, де більше одного викладача

Поки в школі один викладач, розклад у нього в голові. Коли викладачів стає п'ятеро, у голові власника опиняється розклад усіх п'ятьох, і збої починаються саме з нього.

Саме для цього команді й потрібна CRM-система для школи: одне місце, де власник бачить день кожного викладача, викладач — свої заняття, а клієнт записується до потрібної людини без ланцюжка повідомлень. Стаття для власників невеликих мовних і музичних шкіл, танцювальних і йога-студій, навчальних центрів і коучингових команд — усіх, у кого від двох до двадцяти людей ведуть живі заняття.

Що ламається, коли команда росте

Понеділок, 8:40. Викладачка пише, що захворіла. У неї сьогодні чотири заняття, і перший учень уже в дорозі.

Власник відкриває три особисті календарі, спільну таблицю й робочий чат і намагається зрозуміти, хто вільний о десятій і о пів на четверту. Один колега ніби вільний — а потім відповідає, що в цей час веде урок в іншій школі. О 9:30 усе владнали, але двоє клієнтів уже почули «ми вам передзвонимо».

Так чи інакше це трапляється майже щотижня:

• у кожного викладача свій календар, і повна картина є лише в голові власника;
• клієнти питають адміністратора, хто вільний, а адміністратор питає викладачів;
• два заняття потрапляють на ту саму годину, бо два календарі нічого не знали одне про одного;
• викладач іде, і нотатки про його учнів ідуть разом із його телефоном.

Що команді потрібно від CRM-системи

День усієї команди на одному екрані

Відкриваєте календар — і бачите всіх поруч: у кожного викладача своя колонка, робочі години позначені, вільні вікна видно одразу. Ранкове питання «хто візьме заняття о десятій?» вирішується одним поглядом, а не п'ятьма повідомленнями.

У Perlearn це режим Команда в календарі. Натисніть на ім'я — відкриється тиждень або місяць цієї людини.

Передати заняття колезі

Знайшли, хто вільний? Перетягніть заняття в його колонку. Учень, час та історія занять лишаються такими самими, змінюється лише викладач.

Передавати заняття між людьми може тільки власник, тож ніхто випадково не перекроїть день колеги.

Жодних подвійних записів, навіть якщо є друга робота

Багато викладачів працюють на два місця. Перш ніж зберегти заняття, Perlearn перевіряє календар викладача: якщо на цей час у нього вже є урок або час виходить за його робочі години, запис не пройде. Якщо друга школа теж працює в Perlearn, її заняття також враховуються.

Робочі години кожен налаштовує сам. Власник може поставити будь-кому вихідний або особисту справу, тому вільний час у календарі — справді вільний.

Двоє викладачів на одному занятті

Групове заняття, яке ведуть двоє. Пробний урок, на якому присутній методист. Коучингова сесія з провідним коучем і асистентом. В одного заняття може бути кілька ведучих: воно з'являється в календарі кожного, і кожен отримує нагадування, а якщо заняття перенесли чи скасували — повідомлення про це.

Клієнт сам обирає викладача

Сторінка запису веде клієнта трьома кроками: послуга, спеціаліст, час. Він бачить вільні вікна лише обраного викладача, і ніхто більше не пише адміністратору «а хто вільний у четвер?». Поки ви працюєте самі, кроку з вибором спеціаліста просто немає.

Дві зрозумілі ролі

Власник керує школою: налаштування, ціни, послуги, абонементи, сторінка запису й команда. Викладачі ведуть свої заняття й бачать свій календар, а не розклад усієї школи.

Коли хтось іде, власник прибирає його з команди. Доступ закривається одразу, а минулі заняття й клієнти лишаються в школі.

Що запитати в будь-якої CRM для школи

Хай що ви зрештою оберете, ці шість питань швидко відділяють програми для команди від програм для однієї людини:

Кому підходить, а кому ні

Perlearn підходить школам і студіям, де робота — це живі заняття, індивідуальні або в невеликих групах, а команда така, що всі знають одне одного на ім'я: мовні й музичні школи, танцювальні, йога- і пілатес-студії, навчальні центри, коучингові й консалтингові команди.

Не підійде, якщо вам потрібні:

• розрахунок зарплати викладачам;
• детальні права доступу — наприклад, бухгалтер, який бачить лише оплати (у Perlearn дві ролі: власник і учасник команди);
• бронювання кабінетів і аудиторій, а не людей.

Як перевести команду за тиждень

Історію за роки переносити не потрібно. Почніть із того, що живе зараз:

1. Один раз налаштуйте послуги: тривалість, ціну, онлайн чи наживо.
2. Запросіть викладачів через email — вони потраплять у команду, щойно приймуть запрошення.
3. Попросіть кожного налаштувати робочі години. Це хвилин десять.
4. Додайте активних учнів і вже призначені заняття, у кожного — свій викладач.
5. Надішліть клієнтам посилання на запис — хай обирають викладача самі.

Стару таблицю залиште архівом лише для читання. Якщо найбільше непокоять оплати — прочитайте, як вести облік оплат без таблиць. Якщо ще вирішуєте, чи потрібна програма взагалі, почніть зі статті таблиця чи CRM.