Правила отмены занятий у репетитора и готовый шаблон

В 19:40 приходит сообщение в Telegram: «Извините, сегодня не получится». Занятие в 20:00. Вы держали этот час, подготовили материал, возможно, отказали кому-то, кто хотел это время. Заплатят ли вам за этот час, зависит от того, о чём вы договорились с учеником заранее.

Правила отмены занятий как раз и есть такая договорённость. Несколько предложений, которые ученик или родитель видит до первого урока. Они отвечают на вопрос, что происходит, если занятие отменили поздно или просто не пришли. Ниже разберём, что в них написать, какие цифры обычно ставят репетиторы, и дадим шаблон.

Что должно быть в правилах

Правила должны читаться за минуту. Хватит пяти пунктов:

1. Срок предупреждения. За сколько часов до занятия можно отменить или перенести его бесплатно.
2. Поздняя отмена. Сколько стоит отмена позже этого срока.
3. Прогул. Сколько стоит, если ученик не пришёл и не предупредил.
4. Абонемент. Списывается ли пропущенное занятие, что будет с неиспользованными уроками и сколько действует абонемент.
5. Ваши отмены. Что получает ученик, если занятие отменяете вы.

Всё остальное (болезнь, опоздания, пропавший интернет на онлайн-уроке) можно уложить в одну строку или решать по ситуации.

Поздняя отмена и прогул стоят по-разному

При поздней отмене ученик хотя бы предупредил, просто слишком поздно, чтобы отдать время кому-то другому. При прогуле вы сидите и ждёте, а узнаёте обо всём, когда урок уже прошёл. Второе обходится дороже, поэтому и платят за него обычно больше.

Как обычно настраивают частные репетиторы:

Большинство начинает со стандартных. Строгие имеют смысл, когда расписание забито и каждое свободное окно можно было отдать другому ученику. Мягкие подходят для младших школьников: у них чаще всего бывают внезапные болезни.

Выберите один вариант и применяйте его ко всем. Если правило для одних работает, а для других нет, спор начнётся очень быстро.

Как отмены работают с абонементом

С абонементом проще: деньги уже заплачены, остаётся договориться, что списывать.

• Отменил вовремя: занятие остаётся в абонементе и переносится.
• Отменил поздно: списывается часть стоимости одного занятия по вашему проценту.
• Не пришёл: занятие списывается полностью.

Обязательно напишите срок действия абонемента, например «8 занятий в течение двух месяцев». Без этой строки ученик может «заморозить» абонемент на полгода и вернуться, ожидая старую цену.

Сюда же относятся правила возврата. Обычный вариант: если ученик уходит, неиспользованные занятия возвращаются, за вычетом уже пройденных и штрафов за поздние отмены. Если абонементы не возвращаете, напишите это прямо, до оплаты.

Если отменяете вы

Правила, которые обязывают только ученика, выглядят односторонними. Добавьте строку о себе. Если вы отменили меньше чем за сутки, следующее занятие бесплатно или со скидкой. Если заранее, вы предлагаете другое время на той же неделе. Родители эту строку замечают, и остальные пункты после неё принимают спокойнее.

Шаблон правил отмены и переноса занятий

Скопируйте и поставьте свои цифры:

Отправьте правила письменно до первого занятия и попросите коротко ответить «ок». Сообщения в Telegram или WhatsApp достаточно. Важно, чтобы ученик увидел правила до первого штрафа, а не после.

Если ученик постоянно отменяет занятия

Чаще всего конфликты из-за отмен возникают не из-за правил, а из-за ручного подсчёта. Поздно вечером вы пытаетесь вспомнить, во сколько точно написал ученик, сколько стоит половина занятия из абонемента на восемь уроков и не прощали ли вы его уже в прошлом месяце. С учеником, который отменяет каждую вторую неделю, такие подсчёты быстро превращаются в неловкий разговор о деньгах.

В Perlearn правила задаются один раз в настройках: за сколько часов до занятия отмена считается поздней, какой процент стоимости берётся за позднюю отмену и за прогул, и насколько близко к занятию на него ещё можно записаться. При регистрации можно выбрать готовый набор (без штрафов, мягкие, стандартные или строгие правила), а цифры поправить потом.

Когда занятие сорвалось, вы отмечаете его как позднюю отмену или прогул. Perlearn сам считает сумму по цене занятия и вашему проценту, а для абонемента берёт цену одного занятия из него. Сумма попадает на счёт ученика рядом с историей его оплат, так что в конце месяца ничего не нужно пересчитывать.

Где нужно, правила могут отличаться:

• у абонемента бывают свои условия, например строгие для интенсива перед экзаменом и мягкие для обычных занятий;
• одному ученику можно задать отдельные условия, например 12 часов на отмену вместо 24 для семьи, где родители работают сменами;
• минимальное время до записи не даст ученику в полночь записаться на 8 утра, а лимит записей в неделю не позволит одному ученику занять все свободные окна.

Если оплаты пока ведёте в таблице, почитайте, как вести учёт оплат учеников без таблиц. Там вторая половина задачи: кто заплатил, кто должен и сколько занятий осталось в абонементе.

Начните со следующего нового ученика

Пересогласовывать правила со всеми сразу не нужно. Новым ученикам отправляйте правила до первого занятия, текущим — в начале следующего месяца или при покупке нового абонемента. Когда случится поздняя отмена, договорённость уже будет, и останется только отметить занятие.

Создайте бесплатный аккаунт в Perlearn без карты и настройте правила отмены за несколько минут.