Какая CRM-система нужна школе, где больше одного преподавателя

Пока в школе один преподаватель, расписание у него в голове. Когда преподавателей становится пятеро, в голове у владельца оказывается расписание всех пятерых, и оно первым начинает сбоить.

Для этого команде и нужна CRM-система для школы: одно место, где владелец видит день каждого преподавателя, преподаватель — свои занятия, а клиент записывается к нужному человеку без цепочки сообщений. Статья для владельцев небольших языковых и музыкальных школ, танцевальных и йога-студий, учебных центров и коучинговых команд — всех, у кого от двух до двадцати человек ведут живые занятия.

Что ломается, когда команда растёт

Понедельник, 8:40. Преподавательница пишет, что заболела. У неё сегодня четыре занятия, и первый ученик уже в пути.

Владелец открывает три личных календаря, общую таблицу и рабочий чат и пытается понять, кто свободен в десять и в полчетвёртого. Один коллега вроде бы свободен — а потом отвечает, что в это время ведёт урок в другой школе. К 9:30 всё улажено, но двое клиентов уже услышали «мы вам перезвоним».

В том или ином виде это случается почти каждую неделю:

• у каждого преподавателя свой календарь, и полная картина есть только в голове владельца;
• клиенты спрашивают администратора, кто свободен, а администратор спрашивает преподавателей;
• два занятия попадают на один час, потому что два календаря ничего друг о друге не знали;
• преподаватель уходит, и заметки о его учениках уходят вместе с его телефоном.

Что команде нужно от CRM-системы

День всей команды на одном экране

Открываете календарь — и видите всех рядом: у каждого преподавателя своя колонка, рабочие часы отмечены, окна видны сразу. Утренний вопрос «кто возьмёт занятие в десять?» решается одним взглядом, а не пятью сообщениями.

В Perlearn это режим Команда в календаре. Нажмёте на имя — откроется неделя или месяц этого человека.

Передать занятие коллеге

Нашли, кто свободен? Перетащите занятие в его колонку. Ученик, время и история занятий остаются прежними, меняется только преподаватель.

Передавать занятия между людьми может только владелец, так что никто случайно не перекроит день коллеги.

Никаких двойных записей, даже при второй работе

Многие преподаватели работают на два места. Прежде чем сохранить занятие, Perlearn заглядывает в календарь преподавателя: если на это время у него уже есть урок или время выходит за его рабочие часы, запись не пройдёт. Если вторая школа тоже работает в Perlearn, её занятия тоже учитываются.

Рабочие часы каждый настраивает сам. Владелец может поставить любому выходной или личное дело, поэтому свободное время в календаре — действительно свободное.

Два преподавателя на одном занятии

Групповое занятие, которое ведут двое. Пробный урок, на котором сидит методист. Коучинговая сессия с ведущим коучем и ассистентом. У одного занятия может быть несколько ведущих: оно появляется в календаре у каждого, и каждый получает напоминание, а если занятие перенесли или отменили — сообщение об этом.

Клиент сам выбирает преподавателя

Страница записи ведёт клиента по трём шагам: услуга, специалист, время. Он видит свободные окна только выбранного преподавателя, и никто больше не пишет администратору «а кто свободен в четверг?». Пока вы работаете в одиночку, шага с выбором специалиста просто нет.

Две понятные роли

Владелец управляет школой: настройки, цены, услуги, абонементы, страница записи и команда. Преподаватели ведут свои занятия и видят свой календарь, а не расписание всей школы.

Когда кто-то уходит, владелец убирает его из команды. Доступ закрывается сразу, а прошлые занятия и клиенты остаются в школе.

Что спросить у любой CRM для школы

Что бы вы в итоге ни выбрали, эти шесть вопросов быстро отделяют программы для команды от программ для одного человека:

Кому подходит, а кому нет

Perlearn подходит школам и студиям, где работа — это живые занятия, индивидуальные или в небольших группах, а команда такая, что все знают друг друга по имени: языковые и музыкальные школы, танцевальные, йога- и пилатес-студии, учебные центры, коучинговые и консалтинговые команды.

Не подойдёт, если вам нужны:

• расчёт зарплаты преподавателям;
• детальные права доступа — например, бухгалтер, который видит только оплаты (в Perlearn две роли: владелец и участник команды);
• бронирование кабинетов и аудиторий, а не людей.

Как перевести команду за неделю

Историю за годы переносить не нужно. Начните с того, что живое:

1. Один раз настройте услуги: длительность, цену, онлайн или очно.
2. Пригласите преподавателей по email — они попадут в команду, как только примут приглашение.
3. Попросите каждого настроить рабочие часы. Это минут десять.
4. Добавьте активных учеников и уже назначенные занятия, у каждого — свой преподаватель.
5. Отправьте клиентам ссылку на запись — пусть выбирают преподавателя сами.

Старую таблицу оставьте архивом только на чтение. Если больше всего беспокоят оплаты — почитайте, как вести учёт оплат без таблиц. Если ещё решаете, нужна ли программа вообще, начните со статьи таблица или CRM.